Tiga Cara Memulai
Hitung Estimasi Sewa Fleet
Masukkan jumlah unit, volume cetak, jenis mesin, aktivitas scan, masa sewa dan perkiraan pertumbuhan.
Kalkulator membantu memberikan gambaran awal mengenai:
- Fleet Size
- Total Monthly Volume
- Average Volume per Device
- Color Ratio
- Recommended Device Class
- Device Fit
- Print Complexity
- Estimasi Total Sewa Fleet
Hitung Kebutuhan Fleet
Bandingkan Mesin Fotocopy
Sudah mengetahui kebutuhan tetapi masih mempertimbangkan A4, A3, mono atau color?
Bandingkan kelas perangkat berdasarkan:
- Workload
- Scan Performance
- Security
- Workflow
- Reliability
- Service Support
- Total Operating Cost
Bandingkan Mesin Fotocopy
Cek Print Health
Jika perusahaan sudah memiliki beberapa perangkat, evaluasi apakah lingkungan print saat ini sudah terkontrol dengan baik.
Print Health Assessment melihat lima area:
- Fleet & Utilization
- Cost & Visibility
- Security & Access
- Service & Continuity
- Supplies & Workflow
Mulai Print Health Assessment
Mesin A4 atau A3?
Mesin A4
Umumnya cocok untuk perusahaan yang:
- Mayoritas mencetak dokumen A4
- Membutuhkan footprint perangkat lebih kecil
- Memiliki workgroup tertentu
- Mengutamakan efisiensi ruang
Perangkat A4 juga dapat digunakan sebagai bagian dari distributed fleet pada perusahaan dengan beberapa area kerja.
Mesin A3
Lebih sesuai untuk lingkungan yang:
- Memiliki workload lebih tinggi
- Membutuhkan perangkat heavy duty
- Menggunakan perangkat sebagai pusat document workflow
- Memiliki banyak pengguna dalam satu workgroup
Pilihan A4 atau A3 tidak hanya berkaitan dengan ukuran mesin, tetapi juga workload dan pola penggunaan.
Mono atau Color?
Mesin Mono
Cocok untuk aktivitas yang didominasi dokumen seperti:
- Invoice
- Administrasi
- Laporan
- Form
- Dokumen Operasional
- Dokumen Internal
Mesin Color
Lebih relevan untuk kebutuhan seperti:
- Proposal
- Presentasi
- Grafik
- Materi Marketing
- Laporan Manajemen
- Dokumen Visual
Kebutuhan color sebaiknya ditentukan berdasarkan volume penggunaan yang nyata.
Dari Satu Mesin Menjadi Fleet
Satu mesin dapat dilihat sebagai satu perangkat.
Ketika perusahaan menggunakan beberapa mesin secara bersamaan, kebutuhan sebaiknya dilihat sebagai fleet.
Fleet tidak hanya berbicara tentang jumlah mesin.
Yang perlu diperhatikan juga meliputi:
- Distribusi Workload
- Volume per Device
- Supplies
- Service
- Downtime
- Security
- Monitoring
- Business Continuity
Semakin banyak perangkat yang digunakan, semakin penting visibility terhadap seluruh lingkungan print.
Jangan Hanya Membandingkan Harga Sewa Mesin Fotocopy
Harga sewa merupakan salah satu komponen keputusan.
Biaya operasional juga dapat dipengaruhi oleh:
- Volume Cetak
- Supplies
- Service
- Spare Part
- Downtime
- Workflow
- Utilisasi Perangkat
Mesin dengan harga sewa lebih rendah belum tentu memberikan biaya operasional yang lebih efisien jika tidak sesuai dengan workload.
Pilihan Mesin Fotocopy untuk Kebutuhan Bisnis
Pemilihan merek dilakukan setelah kebutuhan perangkat diketahui.
HP
Dapat dievaluasi untuk kebutuhan enterprise printing, security, device management dan document workflow.
Toshiba
Dapat dievaluasi untuk kebutuhan multifunction A3 dan lingkungan kerja dengan workload yang lebih terpusat.
Canon
Dapat dievaluasi untuk kebutuhan A4 dan office multifunction sesuai workload serta pola penggunaan.
Prinsip pemilihannya sederhana:
Kebutuhan terlebih dahulu, merek kemudian.
Mesin yang Tepat Harus Sesuai Workload
Mesin terlalu kecil dapat menyebabkan:
- Workload terlalu berat
- Downtime lebih sering
- Bottleneck
- Service lebih sering
Sebaliknya, mesin terlalu besar dapat menyebabkan:
- Kapasitas Tidak Terpakai
- Biaya Lebih Tinggi
- Utilisasi Rendah
Karena itu volume dan workload perlu menjadi bagian utama dalam pemilihan mesin fotocopy.
Sewa Satu Unit atau Beberapa Unit?
Kebutuhan satu mesin berbeda dengan kebutuhan fleet beberapa perangkat.
Beberapa unit dapat memberikan:
- Distribusi Workload
- Akses Lebih Dekat ke User
- Redundancy
- Business Continuity yang Lebih Baik
Sementara penggunaan perangkat terpusat dapat membantu:
- Mengurangi Jumlah Device
- Meningkatkan Utilisasi
- Menyederhanakan Pengelolaan
Desain yang tepat bergantung pada kondisi setiap perusahaan.
Apakah Fleet Anda Sudah Efisien?
Beberapa tanda bahwa lingkungan print perlu dievaluasi lebih lanjut:
- Tidak mengetahui volume setiap perangkat
- Biaya print sulit diketahui
- Toner sering habis mendadak
- Ada perangkat yang terlalu sibuk
- Ada perangkat yang jarang digunakan
- Service berulang pada perangkat yang sama
- Banyak printer tanpa monitoring
- Dokumen sensitif tidak terkontrol
- Banyak vendor dan supplies berbeda
Jika beberapa kondisi tersebut terjadi bersamaan, masalahnya mungkin bukan lagi sekadar pemilihan mesin.
Cek Print Health
Managed Print Services untuk Fleet yang Lebih Kompleks
Ketika lingkungan print melibatkan banyak perangkat, user, lokasi, supplies dan workflow, pengelolaan manual dapat menjadi semakin sulit.
Managed Print Services dapat membantu dalam area seperti:
- Fleet Management
- Monitoring
- Service
- Supplies Management
- Print Analytics
- Security
- Print Policy
- Document Workflow
Pelajari Managed Print Services
Sebelum Memilih Mesin, Jawab Tiga Pertanyaan
Berapa Jumlah Unit yang Dibutuhkan?
Jumlah mesin perlu disesuaikan dengan user, layout dan kebutuhan operasional.
Berapa Volume Cetak Bulanan?
Volume membantu menentukan apakah perangkat yang dipilih cukup ringan, medium atau membutuhkan kelas heavy duty.
Apakah Fleet Sudah Terkontrol?
Jika sudah memiliki banyak perangkat, evaluasi utilization, biaya, service, security dan supplies.
Tiga pertanyaan tersebut dapat membantu menghindari keputusan berdasarkan asumsi.
FAQ
Berapa harga sewa mesin fotocopy per bulan?
Harga berbeda berdasarkan jenis mesin, jumlah unit, volume cetak, masa kontrak, lokasi dan kebutuhan layanan.
Gunakan kalkulator untuk memperoleh estimasi awal berdasarkan kebutuhan Anda.
Apakah tersedia mesin A4 dan A3?
Ya. Pemilihan kelas mesin disesuaikan dengan workload dan pola penggunaan.
Apakah tersedia mesin mono dan color?
Ya. Kebutuhan mono atau color dapat disesuaikan dengan volume cetak perusahaan.
Apakah bisa sewa lebih dari satu unit?
Ya. Kalkulator dapat digunakan untuk kebutuhan beberapa unit dalam satu fleet.
Apakah estimasi kalkulator merupakan quotation resmi?
Tidak. Hasil kalkulator merupakan estimasi awal.
Harga final dapat berubah sesuai model, konfigurasi, lokasi layanan, SLA dan kondisi kontrak.
Apakah tersedia pilihan HP, Toshiba dan Canon?
Pilihan perangkat dapat disesuaikan dengan kelas mesin dan kebutuhan operasional.
Apakah tersedia Managed Print Services?
Ya. Untuk kebutuhan fleet yang lebih kompleks, informasi Managed Print Services tersedia melalui Nusaprint.
Mulai dari Data. Bukan dari Tebakan.
Sebelum memilih merek, tipe mesin atau membandingkan harga, pahami terlebih dahulu kebutuhan penggunaan.
Hitung Biaya | Bandingkan Mesin | Cek Print Health
Hitung Kebutuhan Fleet
